Aanbestedingen zijn voor veel bedrijven een kans op nieuwe opdrachten en bestendige groei. Zeker in sectoren waar overheden en grote instellingen opdrachten uitschrijven, is het kunnen inschrijven op aanbestedingen vaak een belangrijke strategische activiteit. Maar wie zich wel eens aan een aanbesteding heeft gewaagd, weet: het is een vak apart. En met de komst van kunstmatige intelligentie (AI) rijst de vraag: hoe kan AI ons helpen bij het winnen van aanbestedingen?

Een aanbesteding is zelden een kwestie van “even invullen”. Inschrijvingen moeten voldoen aan strikte eisen, juridische richtlijnen, complexe beoordelingscriteria en meestal een flink pakket documenten. Daarnaast is de concurrentie in sommige branches moordend. De kunst zit hem niet alleen in het correct invullen, maar vooral in het strategisch overtuigen: waarom is jouw oplossing de beste?

AI chances

AI blijkt op meerdere fronten een waardevolle assistent. De belangrijkste toepassingen die je morgen al kunt inzetten;  

1. Genereren van conceptteksten

Met AI-tools kunnen concept antwoorden of teksten gegenereerd worden die aansluiten op de gunningscriteria in aanbestedingen. Denk aan conceptversies over je organisatieprofiel, referenties, projectaanpak of kwaliteitsborging. Dit bespaart tijd en helpt schrijvers op gang.  

Niet meer knutselen met teksten, maar een basisconcept waarop je kunt voortborduren. Je besteedt dus meer tijd aan zaken waar je aanbestedingen echt mee wint, namelijk nadenken over de klant en zijn unieke vraag, je USP’s die daarop aansluiten en de reden waarom de aanbestedende dienst voor jou moet kiezen. Oftewel; wat is het, wat doet het en wat is de toegevoegde waarde voor de klant?!  

2. Documentanalyse en voorbereiding

AI kan razendsnel grote hoeveelheden documenten scannen, analyseren en samenvatten. Dit helpt bij het snel begrijpen van de aanbestedingsstukken en het filteren van relevante vereisten en criteria. Ben je specifiek op zoek naar antwoord op standaardvragen die je altijd stelt, basisuitgangspunten voor je organisatie en directe no go’s? Zet dan AI search aan en maak al binnen enkele minuten een eerste, voorzichtige ‘go-no go’.  

3. Kans- en risicobeoordeling

Sommige AI-systemen kunnen op basis van eerdere aanbestedingen analyseren waar de kansen liggen, welke criteria zwaarder wegen en welke valkuilen vaak voorkomen. Dit helpt bij het bepalen of je überhaupt moet inschrijven.

Toets daarnaast je (concept) teksten aan onderliggende criteria zodat je zeker weet dat je niet in conflict komt met een eis of een voorwarde. Nog beter, leg je concepttekst, in welke fase dan ook, naast de beoordelingscriteria en kijk hoe AI je exact aangeeft welke score je waarschijnlijk gaat behalen met je beantwoording. Neem dan ook de feedback mee om je tekst nóg beter te maken!

AI Challenges

Hoewel AI veel kan, zijn er grenzen. Niks om je door te laten beperken, maar realistisch zijn over wat er kan is belangrijk. :

1. Strategische keuzes en inhoudelijke diepgang

Een winnende inschrijving is meer dan een goed geformuleerde tekst. Het gaat om het maken van strategische keuzes: welke aanpak kies je, hoe onderscheid je jezelf van concurrenten? Deze keuzes vereisen mensenwerk, ervaring, marktkennis en soms fingerspitzengefühl.

Oftewel; AI helpt, in strategisch denken ben jij beter! Een jarenlange ervaring en creativiteit in bids haalt AI niet in, maar think smater en bigger! Niet knutselen, strategisch denken.  

2. Creativiteit en overtuigingskracht

AI kan helpen met structuur en formulering, maar écht overtuigende teksten schrijven – met gevoel voor nuance, toon en context – blijft voorlopig een menselijke taak. Een aanbesteding winnen vraagt om meer dan alleen correct taalgebruik.

3. Beperkte data en context

AI werkt het best met goede data. En daar moet jij hem bij helpen, hij leert tenslotte van jou en jij bent de pro, toch? Dus je data verrijken met metadata, je spullen op orde en off you go! Tuurlijk, dat kost tijd, maar iedere aanbesteding beginnen met zoeken, nakijken, opzoeken, aanpassen en bijwerken kost ook tijd….. en nu doe je de investering in tijd voor meerdere aanbestedingen. No time to waste!  

4. Juridische interpretatie

Aanbestedingen zitten vaak vol juridische formuleringen en eisen die je goed moet interpreteren. AI kan hierbij ondersteunen, maar de eindverantwoordelijkheid voor een juiste uitleg ligt altijd bij een bidmanager, jurist of aanbestedingsspecialist. AI levert je aan, jij doet de inschatting. The tool is there to help, AI won’t take over te world.  

En nu…… ?!

De sleutel tot bid succes ligt in het slim combineren van menselijke expertise en AI-ondersteuning.  

Organisaties die investeren in de juiste combinatie van technologie én menselijke kennis, zetten zichzelf sterker neer in een steeds competitiever aanbestedingslandschap.

Zie AI als een handige co-piloot die zorgt voor snelheid, overzicht en suggesties, maar laat de strategische en inhoudelijke koers bepalen door mensen. Bedrijven die deze balans weten te vinden, winnen tenders!  

Onze suggestie; neem een proefabo en probeer of het voor jou werkt;  

https://portal.chockablock.nl/login

‍