Zie jij de Nota van Inlichtingen (NvI) als een administratief moetje? Dan laat je geld liggen. Veel bidmanagers zien deze fase als een noodzakelijk kwaad. Even snel door het Programma van Eisen scannen, kijken of er gekke dingen in staan en door naar de tekstproductie. Zonde. De NvI is namelijk het enige moment in het proces waarop jij de spelregels nog kunt beïnvloeden. Het is tijd om te stoppen met braaf zijn en te starten met strategisch sturen. Met de juiste tactiek en slimme tools buig je de aanbesteding jouw kant op nog voordat de inschrijving sluit.

Stop met alleen verduidelijken

De meeste vragen in een NvI gaan over details. Mag het lettertype ook 10 punten zijn? Moet bijlage 4 in PDF of Word? Natuurlijk zijn dat belangrijke vragen voor de vormvereisten, maar ze helpen je niet winnen. Een winnende tendermanager gebruikt de vragenronde om de aanbestedende dienst wakker te schudden.

Stel vragen die jouw USP benadrukken. Zie je dat de uitvraag overduidelijk geschreven is naar de specificaties van je concurrent? Stel daar dan kritische vragen over. Vraag of een gelijkwaardig alternatief (jouw oplossing dus) ook is toegestaan en onderbouw waarom dit beter is voor de aanbesteder. Zo dwing je ze om na te denken over hun eigen uitvraag. Je plant een zaadje in het hoofd van de beoordelingscommissie. Dat is geen administratie. Dat is psychologische oorlogsvoering.

Gebruik AI om de hiaten te vinden

Het doorploegen van honderden pagina's aan bestekken, nota's en bijlagen is monnikenwerk. Je leest er makkelijk overheen als er op pagina 40 iets staat dat strijdig is met pagina 120. Hier maken mensen fouten omdat we vermoeid raken. Software wordt niet moe.

Moderne tools maken het mogelijk om in seconden dwars door alle documentatie heen te zoeken. Stel je voor dat je een tool hebt die direct de risico's in het contract analyseert of die voor jou de tegenstrijdigheden in het Programma van Eisen opspoort. Je hoeft dan niet meer eindeloos te zoeken, maar je kunt direct overgaan tot actie. Je gebruikt jouw kostbare tijd voor het formuleren van die ene killer vraag in plaats van het markeren van pdf'jes.

Van reactief naar proactief sturen

Als je pas begint met vragen stellen op de dag van de deadline ben je te laat. Een goede NvI-strategie begint op dag één. Door slimme software te gebruiken creëer je direct overzicht. Je ziet meteen waar de pijnpunten zitten. Dit geeft je de rust en ruimte om met je team te overleggen.

Wat is ons doel met deze vraag? Willen we de eis van tafel hebben? Willen we meer punten scoren op dit onderdeel? Of willen we de concurrentie buitenspel zetten?

Door deze houding verander je van een reactieve invuller naar een proactieve strateeg. De aanbestedende dienst zal jouw scherpte waarderen of er in ieder geval zenuwachtig van worden. In beide gevallen sta je 1-0 voor.

Kwaliteit boven kwantiteit

Er is een misverstand dat je zoveel mogelijk vragen moet stellen om betrokken te lijken. Onzin. Een aanbestedende dienst zit niet te wachten op honderd irrelevante vragen die het proces vertragen. Ze willen duidelijkheid. Focus je op de zaken die echt impact hebben op jouw aanbieding of de prijs. Een heldere en strategische vraag is meer waard dan tien vragen over randzaken. Zorg dat jouw vraag zo geformuleerd is dat het antwoord dat je zoekt bijna onvermijdelijk is. Dat is een kunst op zich en daar heb je focus voor nodig. Die focus krijg je alleen als je het saaie speurwerk automatiseert.

Tijd voor de volgende stap

Ben jij klaar om de Nota van Inlichtingen niet meer als last, maar als wapen te zien? Stop met handmatig ploeteren en start met slim analyseren.

Met Chockablock haal je de kracht in huis om bestekken razendsnel te doorgronden. Onze software helpt je niet alleen bij het schrijven van de winnende tekst, maar ondersteunt je ook in het voortraject. Upload je documenten in onze beveiligde omgeving en gebruik onze slimme functies om direct de pijnpunten bloot te leggen. Zo hou jij tijd over voor de strategie.

Wil je zien hoe dit werkt in de praktijk? Vraag vandaag nog een demo aan en ontdek hoe Chockablock jouw tenderproces voorgoed verandert.

‍